Datenschutzerklärung für den persönlichen Assessment

Effective Date: 31 January 2019

Version no: 1.0

Datenschutzerklärung für den persönlichen Assessment

Diese Erklärung beschreibt, wie der Arbeitgeber und SHL Unternehmen auswählen  (zusammen SHL oder wir oder uns) jeweils Ihre in diesem [persönlichen/face to face] Assessment erhobenen Daten verwenden. Sie beschreibt, welche Daten erhoben werden, wie sie erhoben werden, wie sie verwendet werden, warum sie verwendet werden, mit wem sie ausgetauscht werden sowie die Ihnen zustehenden Rechte.

SHL verarbeitet und erhebt Ihre persönlichen Daten heute gemäß dieser Erklärung. Diese Daten werden mit Ihren Online-Assessment-Ergebnissen zusammengefasst und zusammen als SHL-Assessment („Assessment“) definiert.

Diese Erklärung bezieht sich auch auf uns und die Gruppe der zu uns gehörenden Unternehmen, sofern wir als Verantwortlicher für die Daten gelten. Jedes Unternehmen der Gruppe ist ein Datenverantwortlicher. Eine Liste dieser Unternehmen finden Sie unter https://www.shl.com/about/company/global-offices/registration-offices/.

Diese Erklärung enthält genauere Angaben über die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten durch den Arbeitgeber als Datenverantwortlichen und beschreibt, wem SHL und der Arbeitgeber Zugriff auf Ihre Daten gewährt, und gibt einen Überblick über Ihre gesetzlichen Rechte in Bezug auf den Datenschutz.

Arbeitgeber als Datenverantwortlicher

Der Arbeitgeber ist der Verantwortliche für Ihre persönlichen Daten und entscheidet, welche Daten erfasst werden, zu welchem Zweck die Daten erfasst werden und wer Zugang zu diesen Daten erhält. Sie können Ihre Rechte aus diesen persönlichen Daten dem Arbeitgeber gegenüber direkt ausüben.

Welche Daten werden erfasst?

Wir erfassen und verarbeiten im Auftrag des Arbeitgebers Daten aus den im Folgenden aufgeführten Kategorien. Welche Kategorien von Daten über Sie erfasst werden, hängt von der Art des Assessments und den Vorgaben des Arbeitgebers ab. Die über Sie erfassten Daten müssen nicht aus allen der im Folgenden aufgeführten Kategorien stammen. Wenn Sie mehr über den Umfang der über Sie erfassten Daten erfahren möchten, wenden Sie sich direkt an den Arbeitgeber.

Was erfassen wir?

Informationen, die Sie und der Arbeitgeber uns bereitstellen, wenn Sie ein Assessment absolvieren, wie:

  1. Kandidatendaten“ einschließlich Ihres Namens und Ihrer E-Mail-Adresse;
  2. Assessment-Daten“, also Ihre Antworten auf die Assessment-Fragen, Interviews, Engagements, Rollenspiele und andere von Ihnen absolvierte Online-Assessments.

Aus den Kandidatendaten und den Assessment-Daten generieren wir die „Ergebnisdaten“, die die Ergebnisse Ihres Assessments enthalten.

Zusätzlich erfassen wir Daten, die uns von Ihrem Arbeitgeber bereitgestellt wurden („vom Arbeitgeber bereitgestellte Daten“). Dazu gehört Folgendes, soweit es von Ihrem Arbeitgeber bereitgestellt wurde:

  • Informationen aus dem Lebenslauf (einschließlich Angaben zu früheren Beschäftigungsverhältnissen, zur Ausbildung, zu Kenntnissen und Fähigkeiten, zu Sprachkenntnissen und zu Hobbys),
  • Angaben zur Rolle, die Sie derzeit innehaben oder für die Sie sich bewerben,
  • die Einschätzung Ihrer Leistung durch Ihren Vorgesetzten,
  • die Bestätigung, dass Sie eingestellt wurden, und

Wie nutzen wir die Daten?

Wir nutzen Ihre Kandidatendaten, Assessment-Daten, Ergebnisdaten und vom Arbeitgeber bereitgestellte Daten (sofern vorhanden) im Auftrag des Arbeitgebers,

  1. um – im Falle der Ergebnisdaten – einen Bericht zu erstellen, der an die Bevollmächtigten des Arbeitgebers weitergeleitet wird („Assessment-Bericht“);
  2. um Ihnen auf Anweisung des Arbeitgebers einen Assessment-Bericht zur Verfügung zu stellen;
  3. um unsere Dienste für den Arbeitgeber bereitzustellen;
  4. um zur Erfüllung der Vorgaben des Arbeitgebers Ihre Kandidatendaten, Assessment-Daten, Ergebnisdaten und vom Arbeitgeber bereitgestellten Daten (sofern vorhanden) mit anonymisierten Benchmark-Daten (gemäß Definition unten) zu vergleichen, um dem Arbeitgeber Talentanalytikdienste bereitzustellen, damit dieser sich ein Bild davon verschaffen kann, wie Sie als Person im Vergleich mit dem Markt in Ihrer aktuellen Rolle oder der Rolle, für die Sie sich bewerben, abschneiden; und
  5. um unsere Leistungen bereitzustellen und zu verwalten.

Warum werden diese Daten erfasst und wie lange werden Sie von uns aufbewahrt?

Bezüglich der Aufbewahrung und Verarbeitung Ihrer Kandidatendaten, Assessment-Daten, Ergebnisdaten und vom Arbeitgeber bereitgestellten Daten richten wir uns nach den Vorgaben des Arbeitgebers. Die Gründe, warum der Arbeitgeber Ihre persönlichen Daten erfasst, können unterschiedlicher Natur sein, aber im Allgemeinen gründet sich die Vorgabe, Ihre persönlichen Daten zu verarbeiten, auf ein oder mehrere der folgenden berechtigten Interessen des Arbeitgebers im Rahmen eines allgemeinen Einstellungs-/Entwicklungs-/Beförderungsprozesses:

  1. zur Einschätzung, inwiefern Sie für die Rolle geeignet sind, für die Sie sich beworben haben;
  2. zur Durchführung von Analysen zum charakteristischen Profil, das für die Rolle erforderlich ist;
  3. zur Einschätzung Ihrer Beförderungschancen oder Ihres Entwicklungsbedarfs;

im Rahmen eines allgemeinen Rekrutierungs-/Entwicklungs-/Beförderungsverfahrens. Der Arbeitgeber kann uns auch vorgeben, Ihre persönlichen Daten zu verarbeiten, weil Sie Ihr Einverständnis erklärt haben oder weil es aufgrund einer nachvollziehbaren Anfrage durch eine Strafverfolgungs- oder Regulierungsbehörde oder im Rahmen der Verteidigung gegen Rechtsansprüche im Auftrag des Arbeitgebers erforderlich ist.

Wir bewahren Ihre persönlichen Daten im Auftrag des Arbeitgebers gemäß den Vorgaben des Arbeitgebers auf. Die arbeitgeberseitigen Vorgaben für die Dauer der Aufbewahrung Ihrer persönlichen Daten durch uns sind von Arbeitgeber zu Arbeitgeber verschieden. Ihre persönlichen Daten werden nicht gelöscht, wenn diese für eine Untersuchung oder eine Streitschlichtung relevant sind. Sie werden so lange aufbewahrt, bis diese Fälle vollständig geklärt wurden.

Wenn Sie weitere Informationen zu den Angaben in diesem Abschnitt benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an den Arbeitgeber.

Weitergabe von Daten

Wir geben Ihre persönlichen Daten, die wir im Auftrag des Arbeitgebers verarbeiten, nur an den Arbeitgeber und gemäß den Vorgaben des Arbeitgebers weiter. Der Arbeitgeber als Datenverantwortlicher oder SHL als Datenverarbeiter gewähren den folgenden externen Unternehmen unter den folgenden Umständen Zugang zu Ihren Daten:

  • Wenn wir über den Verkauf oder die Übergabe eines Teils unseres Geschäfts oder des gesamten Geschäfts sprechen, werden persönliche Daten unter Einhaltung geeigneter Vertraulichkeitsauflagen an mögliche Käufer übermittelt.
  • Wenn wir reorganisiert oder verkauft werden, werden persönliche Daten an einen Käufer übermittelt, der die Bereitstellung der Dienstleistungen für Sie fortsetzen kann.
  • Wenn es aufgrund von Gesetzen oder aufsichtsrechtlichen Vorschriften oder von uns ausgeübten Praktiken erforderlich ist oder wir durch eine öffentliche oder Aufsichtsbehörde, z. B. die Polizei, dazu aufgefordert werden, übermitteln wir persönliche Daten.
  • Wenn wir uns gegen rechtliche Ansprüche verteidigen, werden Ihre persönlichen Daten wie für die Verteidigung gegenüber diesen Ansprüchen erforderlich übermittelt.

 Wenn Sie mehr darüber wissen möchten, wer alles Zugang zu Ihren persönlichen Daten erhält, wenden Sie sich bitte an den Arbeitgeber.

Wo werden Ihre persönlichen Daten aufbewahrt?

Wir bewahren Ihre persönlichen Daten an sicheren Standorten in unseren Niederlassungen in [Land/Country] sowie in unseren Systemen im Vereinigten Königreich auf. Unsere externen Anbieter, die unser Vertrauen genießen, haben nur in dem Umfang Zugang zu persönlichen Daten, wie es für die Erbringung unserer Dienste erforderlich ist. Es gibt bei uns eine gruppeninterne Vereinbarung, die von allen SHL-Unternehmen unterzeichnet wurde und die die Standardvertragsklauseln der Europäischen Union (EU) enthält, die von den Datenschutzbehörden der EU für die Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des EWR genehmigt wurden. Darüber hinaus müssen unsere externen Zulieferer und Dienstanbieter gemäß Artikel 46 der Datenschutz-Grundverordnung der EU ebenfalls Standardvertragsklauseln unterzeichnen. Bei allen SHL-Unternehmen gelten dieselben technischen, physischen und administrativen Sicherheitsmaßnahmen und alle diese Einheiten müssen unsere Datenschutzrichtlinien und -verfahren und die geltenden Gesetze zur Erfassung und Verwendung persönlicher Daten einhalten.

Auf Anfrage stellen wir Ihnen gern die von der Aufsichtsbehörde genehmigten Standardvertragsklauseln zur Verfügung. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten (Data Protection Officer, DPO) von SHL. Sie erreichen ihn unter dpo@shl.com oder über die am Ende dieser Erklärung aufgeführten Kontaktwege.

Wann geben wir persönliche Daten weiter?

Im Folgenden wird ausgeführt, unter welchen Umständen wir Dritten Zugang zu Ihren Daten gewähren:

  • Wir gewähren Unternehmen innerhalb unserer Gruppen Zugang zu Ihren Assessment-Daten, Ergebnisdaten und vom Arbeitgeber bereitgestellten Daten, wenn dies für die Bereitstellung von Wartungs- und Unterstützungsdienstleistungen erforderlich ist und damit wir gruppenweit die bereitgestellten Dienstleistungen verbessern können.
  • Wir gewähren auch externen Dienstanbietern, die unser Vertrauen genießen, wie unserem Umfrage-Tool-Anbieter, unserem IT-Sicherheitsanbieter und unserem Cloud-Hosting-Plattform-Anbieter, Zugang zu Ihren Daten. Unsere Dienstanbieter sind verpflichtet, bezüglich der Verarbeitung von Daten und der Sicherheit dieselben Standards wie wir einzuhalten.

Rechte der betroffenen Person

Im Folgenden haben wir aufgeführt, welche Rechte Sie bezüglich Ihrer persönlichen Daten haben und wie Sie sie nutzen können. Diese Rechte unterliegen Ausnahmen gemäß den geltenden Gesetzen und gelten nur für bestimmte Arten von Daten oder der Verarbeitung. Wie oben angegeben, ist der Arbeitgeber der Datenverantwortliche und damit Ihr Ansprechpartner, wenn es um die Umsetzung eines Rechts in Bezug auf Daten geht, für die der Arbeitgeber der Verantwortliche ist.

Bezüglich der persönlichen Daten, für die wir der Datenverantwortliche sind, können Sie sich zur Ausübung dieser Rechte an den Datenschutzbeauftragten (Data Protection Officer, DPO) von SHL wenden. Sie erreichen ihn unter dpo@shl.com  oder über die am Ende dieser Erklärung aufgeführten Kontaktwege.

  1. Das Recht, das Einverständnis zu widerrufen: Falls wir oder der Arbeitgeber Ihr Einverständnis für einige der Arten eingeholt haben, in denen wir Ihre Daten verarbeiten, können Sie dieses Einverständnis jederzeit widerrufen. Wenden Sie sich dazu an den Arbeitgeber oder an den Datenschutzbeauftragten (Data Protection Officer, DPO) von SHL. Sie erreichen den DPO unter dpo@shl.com oder über die am Ende dieser Erklärung aufgeführten Kontaktwege.
  2. Sie können bei uns anfragen, ob wir Ihre persönlichen Daten verarbeiten und, falls dies der Fall ist, uns um Zugang zu diesen persönlichen Daten sowie zu weiteren Einzelheiten bitten, z. B. dazu, warum Ihre Daten genutzt werden und zu welchen Zwecken dies geschieht.
  3. Sie können uns oder den Arbeitgeber zur Korrektur Ihrer bei uns bzw. beim Arbeitgeber aufbewahrten persönlichen Daten auffordern, sofern diese nicht korrekt sind.
  4. Sie können uns und den Arbeitgeber auffordern, Ihre persönlichen Daten zu löschen.
  5. Sie können uns und den Arbeitgeber auffordern, die Art und Weise der Nutzung Ihrer persönlichen Daten zu begrenzen.
  6. Sie können uns und den Arbeitgeber auffordern, Ihnen dabei zu helfen, bestimmte persönliche Daten zu anderen Unternehmen zu verlagern. Um Ihnen dabei zu helfen, haben Sie das Recht, uns oder den Arbeitgeber dazu aufzufordern, einem anderen Unternehmen Ihre persönlichen Daten in einem maschinenlesbaren Format bereitzustellen.
  7. Sie können uns und den Arbeitgeber auffordern, die Nutzung Ihrer persönlichen Daten einzustellen, dies allerdings nur in bestimmten Fällen. Dies gilt dann, wenn wir Ihre persönlichen Daten aufgrund eines berechtigten eigenen Interesses (oder des Interesses eines Dritten) verarbeiten, und Sie können der Verarbeitung aus diesem Grund widersprechen. Wir bleiben jedoch weiterhin zur Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund unserer zwingenden berechtigten Interessen berechtigt.

Sie haben das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen. Sie können sich an die für den Standort des Arbeitgebers zuständige Aufsichtsbehörde wenden.

Fragen oder Beschwerden: Fragen zu den Ergebnissen Ihres Assessments oder zur Nutzung Ihrer persönlichen Daten durch den Arbeitgeber richten Sie bitte direkt an den Arbeitgeber, der Sie zum Absolvieren des Assessments aufgefordert hat.

Wenn Sie Fragen zu dieser Erklärung haben, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten (Data Protection Officer, DPO) von SHL. Sie erreichen ihn unter dpo@shl.com oder über die am Ende dieser Erklärung aufgeführten Kontaktwege.

Sicherheit

Es ist unser Ziel, die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten zu gewährleisten. Zur Vermeidung eines unbefugten Zugriffs oder der unbefugten Nutzung Ihrer Daten haben wir physische, technische und administrative Maßnahmen ergriffen. Weitere Informationen zu unseren Sicherheitsmaßnahmen finden Sie in unserer Sicherheitserklärung.

Änderungen dieser Erklärung

Diese Erklärung wird von Zeit zu Zeit geändert. Bei wichtigen Änderungen im Zusammenhang mit dieser Erklärung (welche Daten wir erfassen, wie wir sie nutzen oder warum wir sie nutzen) stellen wir nach der Änderung für eine angemessene Zeit an prominenter Stelle einen Link zur Erklärung zur Verfügung und stellen die vorhergehenden Erklärungen mindestens ein Jahr nachträglich zur Verfügung.

Wenn Sie Zugang zu früheren Versionen dieser Erklärung benötigen, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten (Data Protection Officer, DPO) von SHL. Sie erreichen ihn unter dpo@shl.com oder unter der Postadresse Data Protection Officer, SHL Group Ltd, The Pavilion, 1 Atwell Place, Thames Ditton, Surrey, KT7 0NE, England.