Avis de protection des données pour l'évaulation individuelle

Effective Date: 31 January 2019

Version no: 1.0

Avis de protection des données pour l’évaulation individuelle

Le présent Avis décrit la manière dont l’Employeur et Sélectionnez une entité SHL  (collectivement, SHL ou nous) utilisent, respectivement, les informations que vous avez fournies par le biais de cette Évaluation [individuelle/face to face] décrivant les données recueillies, comment elles sont recueillies et pourquoi elles sont utilisées, avec quelles entités elles sont partagées ainsi vos droits.

Aujourd’hui, SHL traitera et recueillera les informations personnelles vous concernant, conformément à cet Avis. Les informations seront associées aux résultats de votre évaluation en ligne, qui, ensemble, sont définis comme l’évaluation SHL (l’« Évaluation »).

Cet Avis nous couvre, nous et nos groupes de sociétés affiliées, lorsque nous sommes le contrôleur de données. Chaque société du groupe est un contrôleur de données. Vous pouvez en trouver une liste sur https://www.shl.com/about/company/global-offices/registration-offices/.

Cet Avis fournit des informations supplémentaires sur le traitement des données personnelles vous concernant par l’Employeur en qualité de contrôleur de données. De même, il fournit des informations supplémentaires expliquant avec qui SHL et l’Employeur partagent vos données ainsi qu’une synthèse de vos droits en vertu de la loi sur la protection des données.

L’Employeur en tant que Contrôleur de Données

L’Employeur sera le contrôleur de données pour ce qui est de vos Informations Personnelles et l’Employeur décidera quelles données sont à recueillir, ainsi que le but de cette collecte et avec qui les partager. Vous pouvez exercer vos droits directement auprès de l’Employeur en ce qui concerne ces Informations Personnelles.

Les données collectées

Nous recueillons et traitons les catégories de données au nom de l’Employeur, comme décrit ci-dessous. Les catégories de données recueillies vous concernant dépendent du type d’Évaluation et des instructions envoyées par l’Employeur. Toutes les catégories de données listées ci-dessous ne seront peut-être pas recueillies dans votre cas. Si vous souhaitez avoir plus d’informations sur l’ampleur des données collectées, veuillez contacter directement l’Employeur.

Ce que nous recueillons

Les informations que vous nous donnez à nous et à l’Employeur lorsque vous complétez une Évaluation, y compris :

1. Les « Données sur le Candidat » comprennent votre nom et votre adresse e-mail.
2. Les « Données d’Évaluation » comprennent vos réponses aux questions de l’Évaluation, les entretiens, les engagements, les sessions de jeu de rôle et toutes les autres évaluations en ligne que vous effectuez.

À partir des Données sur le candidat et des Données d’Évaluation, nous générons les « Données de Résultats », qui comprennent vos résultats à l’Évaluation.

De plus, nous recueillerons des informations si celles-ci nous sont fournies par votre Employeur (« Données fournies par l’Employeur »). Dans la mesure autorisée par votre Employeur, cela peut comprendre :

• les informations de votre CV (y compris votre parcours professionnel et éducatif, vos compétences, les langues que vous parlez et vos hobbies) ;
• des informations sur votre poste actuel ou sur celui auquel vous postulez ;
• les notes de performance que votre manager vous a attribuées ;
• la confirmation que vous avez été embauché ou non ; et
• vos évaluations de performance.

Ce que nous faisons des données

Nous utilisons vos Données sur le Candidat, Données d’Évaluation, Données de Résultats et Données fournies par l’Employeur (le cas échéant) au nom de l’Employeur dans le but de :

1. utiliser les Données de Résultats afin de créer un rapport remis aux représentants autorisés de l’Employeur (« Rapport d’Évaluation») ;
2. vous fournir un Rapport d’Évaluation, lorsque l’Employeur nous le demande ;
3. fournir nos services à l’Employeur ;
4. lorsque l’Employeur nous le demande, comparer vos Données sur le Candidat, Données d’Évaluation, Données de Résultats et Données fournies par l’Employeur (le cas échéant) avec des données de référence anonymes (telles que décrites ci-dessous) et ce pour fournir des services d’analyse des talents à l’Employeur, ce qui lui permettra de comprendre où vos Informations Personnelles se placent sur le marché pour votre poste actuel ou celui auquel vous postulez ; et
5. gérer et administrer nos services.

Pourquoi ces données sont-elles collectées et combien de temps les gardons-nous ?

Nous gardons et traitons vos Données sur le Candidat, Données d’Évaluation, Données de Résultats ainsi que les Données fournies par l’Employeur selon les instructions de l’Employeur. Les raisons pour lesquelles l’Employeur recueille vos Informations Personnelles dépendront mais en général, l’Employeur nous demandera de traiter vos Informations Personnelles à cause de l’un ou plusieurs des intérêts légitimes suivants :

1. pour évaluer votre adéquation au poste auquel vous postulez ;
2. pour analyser les caractéristiques du profil nécessaires pour le poste ;
3. pour évaluer vos opportunités de promotion ou vos besoins en matière de développement ;

dans le cadre d’un procédé général de recrutement/développement/promotion. l’Employeur peut également nous demander de traiter vos Informations Personnelles car vous avez donné votre autorisation ou car cela est nécessaire sur demande raisonnable de la part d’une autorité, d’un organisme ou d’une agence responsable de l’application de la loi ou de contrôle ou encore pour répondre à une réclamation de la part de l’Employeur.

Nous garderons vos Informations Personnelles au nom de l’Employeur conformément aux instructions de l’Employeur. La période de temps durant laquelle il nous est demandé de garder vos Informations Personnelles varie selon les Employeurs. Nous ne supprimerons pas vos Informations Personnelles si celles-ci sont pertinentes lors d’une enquête ou d’un conflit. Vos Informations continueront à être stockées jusqu’à la résolution complète de ces problèmes.

Veuillez contacter l’Employeur directement si vous souhaitez avoir plus d’informations sur cette section.

Partage des données

Nous partagerons uniquement vos Informations Personnelles traitées au nom de l’Employeur et conformément aux instructions de l’Employeur. L’Employeur en tant que contrôleur de données ou SHL en tant que Responsable du traitement des données partageront vos données avec des tierces parties dans les contextes suivants :

• Si nous sommes en cours de discussion concernant la vente ou le transfert de notre activité (partiellement ou dans son intégralité), vos Informations Personnelles seront transférées aux acheteurs potentiels, selon des modalités de confidentialité appropriées ;
• Si nous sommes en cours de réorganisation ou de vente, vos Informations Personnelles seront transférées à un acheteur qui continuera à vous fournir les services ;
• Si la loi, code/pratique de déontologie ou autorité de contrôle ou public (par exemple, la police) nous le demande ;
• Si nous défendons un droit dans le cadre d’une procédure judiciaire, vos Informations Personnelles seront transférées comme nécessaire afin de défendre cette plainte.

Veuillez contacter l’Employeur pour obtenir plus d’informations sur les entités avec lesquelles il partage vos Informations Personnelles.

Où vos Informations Personnelles seront-elles stockées ?

Nous stockons vos Informations Personnelles dans des locaux sécurisés dans nos installations situées en / au [Pays/Country] et dans nos systèmes situés au Royaume-Uni. Nos prestataires et fournisseurs de confiance auront accès aux Informations Personnelles uniquement dans la mesure requise pour fournir leurs services. Un Accord Intra groupe est en place et a été signé par toutes les filiales SHL. Il contient les dispositions contractuelles standard (SCC) de l’Union européenne (UE) qui ont été approuvées par les autorités européennes de la protection des données pour le transfert des données à l’extérieur de l’Espace économique européen. De plus, nos prestataires et fournisseurs doivent également signer les dispositions contractuelles standard conformément à l’article 46 du Règlement relatif à la protection des données à caractère personnel. Toutes les filiales SHL possèdent les mêmes contrôles de sécurité techniques, physiques et administratifs et doivent respecter nos politiques et procédures de protection des données ainsi que les lois en vigueur en matière de collecte et d’utilisation des informations personnelles.

Nous serions ravis de vous fournir des copies des dispositions contractuelles standard approuvées par les organismes de réglementation. Veuillez faire votre demande auprès du délégué à la protection des données de SHL (ou DPO pour son abréviation anglaise) à l’adresse dpo@shl.com ou bien veuillez utiliser les coordonnées fournies à la fin de cet Avis.

Quand partageons-nous vos Informations Personnelles ?

Nous avons défini les contextes dans lesquels nous partagerons vos données avec les tierces parties listées ci-dessous :

• Nous partagerons une combinaison de vos Données d’Évaluation, Données de Résultats, Données fournies par l’Employeur avec les sociétés de notre groupe lorsqu’il sera nécessaire de fournir des services de maintenance et d’assistance afin de continuer à améliorer nos services au sein du groupe.
• Nous partagerons également vos informations avec nos fournisseurs de confiance, y compris notre fournisseur d’outil d’enquête, notre fournisseur de sécurité informatique et notre fournisseur hébergeant notre plate-forme sur le cloud. Nos fournisseurs doivent répondre à nos normes concernant la sécurité et le traitement des informations.

Droits des personnes

Nous avons listé ci-dessous les droits que vous avez sur vos Informations Personnelles et comment vous pouvez les utiliser. Ces droits sont soumis à des dérogations dans la loi en vigueur et s’appliqueront uniquement à certains types d’information ou de traitement. Comme décrit ci-dessus, l’Employeur sera le contrôleur de données, veuillez donc le contacter directement si vous souhaitez exercer vos droits sur des données qu’il contrôle.

Pour les Informations personnelles dont nous sommes le contrôleur de données, vous pouvez exercer vos droits en contactant le délégué à la protection des données de SHL (ou DPO pour son abréviation anglaise) à l’adresse dpo@shl.com ou bien utiliser les coordonnées fournies à la fin de cet Avis.

1. Le droit de retrait de consentement : Pour les données pour lesquelles nous ou l’Employeur avons obtenu votre accord d’utiliser de certaines façons vos informations, vous pouvez vous rétracter à tout moment en contactant l’Employeur ou le délégué à la protection des données de SHL (ou DPO pour son abréviation anglaise) à l’adresse dpo@shl.com ou bien utiliser les coordonnées fournies à la fin de cet Avis.
2. Vous pouvez nous demander si nous traitons vos Informations Personnelles et, si c’est le cas, vous pouvez nous demander d’accéder à ces Informations Personnelles, ainsi que nous demander plus de renseignements, comme par exemple, pourquoi et à quelles fins elles sont utilisées.
3. Vous pouvez demander la correction de toute Information Personnelle erronée détenue par nous et l’Employeur.
4. Vous pouvez nous demander, à nous et à l’Employeur, de supprimer vos Informations Personnelles.
5. Vous pouvez nous demander, à nous et à l’Employeur, de limiter l’usage de vos Informations Personnelles.
6. Vous pouvez nous demander, à nous et à l’Employeur, de vous aider à déplacer certaines de vos Informations Personnelles vers d’autres entreprises. Pour vous aider, vous avez le droit de nous demander, à nous ou à l’Employeur, de fournir à une autre entreprise vos Informations Personnelles dans un format pouvant être lu par une machine.
7. Vous pouvez nous demander, à nous et à l’Employeur, de cesser d’utiliser vos Informations Personnelles, mais seulement dans certains cas. Cela est valide lorsque nous traitons vos informations personnelles selon un intérêt légitime (ou celui d’une tierce partie) et vous pouvez vous y opposer pour ce motif. Cependant, nous aurons le droit de continuer à traiter vos informations selon nos intérêts légitimes et impérieux.

Vous avez le droit de faire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. Vous pouvez contacter l’autorité pertinente où l’Employeur est situé.

Questions ou réclamations : Toute question concernant les résultats de votre évaluation ou l’utilisation de vos Informations personnelles par l’Employeur doit être envoyée directement à l’Employeur qui vous demande de participer à l’évaluation.

Si vous avez des questions concernant cet Avis, veuillez contacter le délégué à la protection des données de SHL (ou DPO pour son abréviation anglaise) à l’adresse dpo@shl.com ou bien utiliser les coordonnées fournies à la fin de cet Avis.

Sécurité

Nous nous engageons à garder vos informations personnelles en sécurité. Nous avons mis en place des mesures physiques, techniques et administratives pour éviter tout accès ou utilisation non-autorisés de vos informations. Pour plus d’informations sur nos mesures de sécurité, veuillez consulter notre Politique de Sécurité.

Modifications apportées à l’Avis

Cet Avis pourra être modifié de temps à autre. Si nous modifions quoi que ce soit dans cet Avis (les informations que nous recueillons, comment nous les utilisons et pourquoi), nous vous fournirons un lien vers la nouvelle version et ce, dans une période raisonnable suivant la modification, en fournissant des notifications préalables au moins un an après cette modification.

Si vous souhaitez consulter des versions précédentes de cet Avis, veuillez contacter le délégué à la protection des données de SHL (ou DPO pour son abréviation anglaise) à l’adresse dpo@shl.com ou à l’adresse postale : Délégué à la protection des données, SHL Group Ltd, The Pavilion, 1 Atwell Place, Thames Ditton, Surrey, KT7 0NE, Angleterre.