Gegevensbeschermingskennisgeving voor persoonlijke assessment

Effective Date: 31 January 2019

Version no: 1.0

Gegevensbeschermingskennisgeving voor persoonlijke assessment

In deze Kennisgeving staat hoe de Werkgever en Selecteer een SHL-entiteit  (samen SHL of wij/we of ons/onze), respectievelijk uw informatie gebruiken die wordt verzameld via dit [persoonlijke/face to face] Assessment. We beschrijven wat er wordt verzameld, hoe dit wordt verzameld, hoe dit wordt gebruikt, waarom het wordt gebruikt, met wie het wordt gedeeld en de rechten waarover u beschikt.

SHL verwerkt en verzamelt uw Persoonlijke gegevens vandaag in overeenstemming met deze Kennisgeving. Deze gegevens worden gecombineerd met de resultaten van uw online assessment. Samen worden ze gedefinieerd als het SHL-assessment (‘Assessment‘).

Deze Kennisgeving dekt ook ons en de aan ons gelieerde groep bedrijven waarvoor wij fungeren als gegevensbeheerder. Elk bedrijf uit de groep is een gegevensbeheerder. Hier vindt u een link: https://www.shl.com/about/company/global-offices/registration-offices/
.

Deze Kennisgeving bevat aanvullende informatie over de verwerking van uw persoonlijke gegevens door de Werkgever als de gegevensbeheerder en bevat aanvullende informatie over met wie SHL en de Werkgever uw gegevens delen samen met een overzicht van uw rechten die de wetgeving inzake gegevensbescherming u biedt.

Werkgever als de Gegevensbeheerder

De Werkgever treedt op als de gegevensbeheerder van uw Persoonlijke gegevens. De Werkgever beslist welke gegevens worden verzameld, de doelen waarvoor deze worden verzameld en met wie deze worden gedeeld. Ten aanzien van deze Persoonlijke gegevens kunt u rechtstreeks uw rechten uitoefenen jegens de Werkgever.

De verzamelde gegevens

Bij het verzamelen en verwerken van de categorieën gegevens namens de Werkgever gaan we op de onderstaande manier te werk. De categorieën gegevens die over u worden verzameld, zijn afhankelijk van het type Assessment en de instructies die we ontvangen van de Werkgever. Niet alle hieronder vermelde gegevenscategorieën worden altijd over u verzameld. Hebt u meer informatie nodig over welke gegevens worden verzameld, neem dan rechtstreeks contact op met de Werkgever.

Wat wij verzamelen

Gegevens die u ons en de Werkgever stuurt wanneer u een Assessment invult, waaronder:

  1. ‘Kandidaatgegevens’, waaronder uw naam en e-mailadres;
  2. ‘Assessmentgegevens’, oftewel uw antwoorden op de vragen van het Assessment, sollicitatiegesprekken, afspraken, rollenspellen en andere online assessments waaraan u deelneemt.

Met de Kandidaatgegevens en de Assessmentgegevens genereren we de ‘Resultaatgegevens’, oftewel de resultaten van uw Assessment.

Verder verzamelen we de gegevens die door uw Werkgever aan ons wordt verstrekt (‘Door de werkgever verstrekte gegevens’). In zoverre deze gegevens door uw Werkgever worden verstrekt, omvatten deze:

  • gegevens van uw cv (waaronder uw arbeidsverleden, onderwijsniveau, vaardigheden, talen en hobby’s);
  • details van de functie die u bekleedt of waarop uw solliciteert;
  • de prestatiewaardering door uw manager;
  • bevestiging of u bent aangenomen; en

Wat we doen met de gegevens

We gebruiken uw Kandidaatgegevens, Assessmentgegevens, Resultaatgegevens en Door de werkgever verstrekte gegevens (indien van toepassing) namens de Werkgever om:

  1. met de Resultaatgegevens een rapport op te stellen dat wordt overhandigd aan de relevante bevoegde medewerkers van de Werkgever (‘Assessmentrapport‘).
  2. u een Assessmentrapport te sturen, als de Werkgever dit aan ons vraagt;
  3. onze diensten aan te bieden aan de Werkgever;
  4. als we hierom worden gevraagd door de Werkgever, uw Kandidaatgegevens, Assessmentgegevens, Resultaatgegevens en de Door de werkgever verstrekte gegevens (indien van toepassing) te vergelijken met anoniem gemaakte Benchmarkgegevens (die hieronder worden gedefinieerd) om diensten met betrekking tot talentanalyse te verstrekken aan de Werkgever, zodat de Werkgever weet hoe uw Persoonlijke gegevens zich verhouden tot de markt voor de functie die u bekleedt of waarop u solliciteert; en
  5. onze diensten te beheren en uit te voeren.

Waarom deze gegevens worden verzameld en hoelang wij deze bewaren

We bewaren en verwerken uw Kandidaatgegevens, Assessmentgegevens, Resultaatgegevens samen met de Door de werkgever verstrekte gegevens conform de instructies van de Werkgever. De redenen waarom de Werkgever uw Persoonlijke gegevens verzamelt kunnen verschillen, maar in het algemeen vraagt de Werkgever ons om uw Persoonlijke gegevens te verwerken omwille van een of meer van de volgende legitieme vereisten:

  1. om uw geschiktheid te beoordelen voor een functie waarop u solliciteert;
  2. om het profiel met eigenschappen te analyseren dat voor de functie vereist is;
  3. om uw promotiekansen of ontwikkelingsbehoeften te beoordelen;

als onderdeel van het algehele wervings-/ontwikkelings-/promotieproces. De Werkgever kan ook ons vragen uw Persoonlijke gegevens te verwerken omdat u toestemming hebt gegeven of als het naar aanleiding van een redelijk verzoek van een wetshandhavings- of regelgevende instantie noodzakelijk is, of bij de verdediging van juridische claims namens de Werkgever.

We bewaren uw Persoonlijke gegevens namens de Werkgever in overeenstemming met de instructies van de Werkgever. Hoelang we op basis van de instructies uw Persoonlijke gegevens bewaren, verschilt per Werkgever. We verwijderen uw Persoonlijke gegevens niet als deze relevant zijn voor een onderzoek of geschil. Deze gegevens moeten worden opgeslagen totdat deze problemen volledig zijn opgelost.

U dient rechtstreeks met de Werkgever contact op te nemen als u meer informatie wilt over deze sectie.

Gegevens delen

We delen uw Persoonlijke gegevens die worden verwerkt namens de Werkgever alleen met de Werkgever en op basis van de instructies van de Werkgever. De Werkgever als gegevensbeheerder en SHL als de gegevensverwerker delen in de onderstaande omstandigheden uw gegevens met de volgende derden:

  • Als we de verkoop of overdracht van een deel van ons bedrijf of ons hele bedrijf bespreken, worden Persoonlijke gegevens verzonden naar mogelijke kopers onder toereikende voorwaarden ten aanzien van de vertrouwelijkheid;
  • Als er sprake is van een reorganisatie of een verkoop, worden Persoonlijke gegevens verzonden naar een koper die diensten aan u kan blijven verstrekken;
  • Als we hiertoe uit hoofde van de wetgeving, regelgeving of praktijken die we naleven worden verplicht, of als we hierom worden gevraagd door een openbare of regelgevende instantie, zoals de politie;
  • Als we een juridische claim verdedigen, worden uw Persoonlijke gegevens verzonden zoals vereist in verband met de verdediging van een dergelijke claim.

 Neem contact op met de Werkgever voor meer informatie over met welke partijen uw Persoonlijke gegevens worden gedeeld.

Waar uw Persoonlijke gegevens worden bewaard

We bewaren uw Persoonlijke gegevens op een veilige locatie in onze kantoren in [land/Country] en op onze systemen in het Verenigd Koninkrijk. Onze vertrouwde externe verkopers en dienstverleners hebben alleen toegang tot de Persoonlijke gegevens in zoverre dit vereist is om onze dienstverlening mogelijk te maken. We werken groepsbreed met een overeenkomst die is ondertekend door alle partners van SHL. Deze overeenkomst bevat de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses, SCC’s) van de Europese Unie (EU), die zijn goedgekeurd door de autoriteiten voor gegevensbescherming van de EU voor de overdracht van gegevens buiten de EER. Onze externe leveranciers en dienstverleners dienen de SCC’s ook na te leven in overeenstemming met artikel 46 van de algemene verordening gegevensbescherming. Alle partners van SHL hanteren dezelfde technische, fysieke en administratieve beveiligingsmaatregelen en zijn verplicht onze beleidslijnen en procedures voor gegevensbescherming en de toepasselijke wetgeving na te leven met betrekking tot de verzameling en het gebruik van persoonlijke gegevens.

U kunt bij ons altijd een exemplaar van de door regelgevers goedgekeurde SCC’s opvragen. Neem contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO) van SHL via dpo@shl.com. Of maak gebruik van de contactgegevens aan het eind van deze Kennisgeving.

Wanneer delen we Persoonlijke gegevens?

We hebben hieronder de omstandigheden beschreven waarin we uw gegevens delen met derden:

  • We delen een combinatie van uw Assessmentgegevens, Resultaatgegevens en Door de werkgever verstrekte gegevens met onze groep bedrijven wanneer we onderhouds- en ondersteuningsdiensten uit moeten voeren, en opdat we de diensten binnen de groep aan kunnen blijven bieden.
  • Verder delen we uw gegevens met onze vertrouwde externe dienstverleners, waaronder de provider van onze enquêtetool, de provider van IT-beveiliging en de provider van ons cloudhostingplatform. Onze dienstverleners moeten voldoen aan onze normen voor de verwerking van gegevens en beveiliging.

Rechten van gegevenssubjecten

We hebben de rechten op een rijtje gezet die u hebt ten aanzien van uw Persoonlijke gegevens, alsmede hoe u hiervan gebruik kunt maken. Op deze rechten zijn in wettelijk opzicht uitzonderingen van toepassing. Ze gelden alleen voor bepaalde soorten gegevens of verwerkingsmethoden. Zoals hierboven is beschreven, fungeert de Werkgever als gegevensbeheerder. Neem dus rechtstreeks contact op met uw Werkgever als u uw rechten wilt uitoefenen ten aanzien van gegevens die door de Werkgever worden beheerd.

Bij Persoonlijke gegevens die door ons worden beheerd, maakt u gebruik van uw rechten door contact op te nemen met de functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO) van SHL via dpo@shl.com. Of maak gebruik van de contactgegevens aan het eind van deze Kennisgeving.

  1. Het recht om toestemming in te trekken: In de gevallen dat wij of de Werkgever toestemming hebben gekregen voor manieren waarop we uw gegevens gebruiken, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken. Neem hiervoor contact op met de Werkgever of de functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO) van SHL via dpo@shl.com. Of maak gebruik van de contactgegevens aan het eind van deze Kennisgeving.
  2. U kunt ons vragen te bevestigen of we uw Persoonlijke gegevens verwerken. Indien dat het geval is, kunt u vragen om toegang tot die Persoonlijke gegevens en om aanvullende details, zoals waarom uw gegevens worden gebruikt en voor welke doeleinden.
  3. U kunt vragen om correctie van de Persoonlijke gegevens die door ons en de Werkgever worden bewaard als deze onjuist zijn.
  4. U kunt ons en de Werkgever vragen uw Persoonlijke gegevens te verwijderen.
  5. U kunt ons en de Werkgever vragen om het gebruik van uw Persoonlijke gegevens te beperken.
  6. U kunt ons en de Werkgever vragen u te helpen om een deel van de Persoonlijke gegevens te verplaatsen naar andere bedrijven. U hebt hierbij het recht om te vragen of wij of de Werkgever uw Persoonlijke gegevens kunnen verstrekken aan een ander bedrijf in een indeling die door een machine kan worden gelezen.
  7. U kunt ons en de Werkgever vragen om uw Persoonlijke gegevens niet meer te gebruiken, maar alleen in bepaalde omstandigheden. Dit is een mogelijkheid als we uw persoonlijke gegevens verwerken op basis van legitieme belangen (of als een derde legitieme belangen heeft) en u bezwaar wilt maken tegen deze redenen. We mogen dan doorgaan met de verwerking van uw gegevens op basis van onze overtuigende legitieme belangen.

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij een Toezichthouder. U kunt contact opnemen met de regelgevende instantie daar waar de Werkgever is gevestigd.

Vragen of klachten: Als u vragen hebt over de resultaten van uw assessment of het gebruik door uw Werkgever van uw Persoonlijke gegevens, dan stuurt u die rechtstreeks naar de Werkgever die u heeft gevraagd deel te nemen aan het assessment.

Neem bij vragen over deze Kennisgeving contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO) van SHL via dpo@shl.com. Of maak gebruik van de contactgegevens aan het eind van deze Kennisgeving.

Beveiliging

We zetten ons in om uw persoonlijke gegevens veilig te houden. We werken met fysieke, technische en administratieve processen om ongeoorloofd(e) toegang tot of gebruik van uw gegevens te vermijden. Meer informatie over onze beveiligingsmaatregelen vindt u in ons: Beveiligingsbeleid.

Wijzigingen aan de Kennisgeving

Deze Kennisgeving wordt van tijd tot tijd aangepast. Als iets belangrijks aan deze Kennisgeving wordt veranderd (de informatie die we verzamelen, hoe of waarom we die gebruiken), plaatsen we gedurende een redelijke periode na de wijziging een prominente link naar de Kennisgeving, waarbij de eerdere kennisgevingen ten minste een jaar lang beschikbaar blijven.

Wilt u toegang tot eerdere versies van deze Kennisgeving, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO) van SHL via dpo@shl.com. Of gebruik dit postadres: Data Protection Officer, SHL Group Ltd, The Pavilion, 1 Atwell Place, Thames Ditton, Surrey, KT7 0NE, England.